Als Kuvertiersysteme werden Maschinen bezeichnet, die jede Art von Brief in Umschläge stecken. Diese Anlage wird über Steuerzeichen, die OMR-CODES, DataMatrix Codes oder Barcodes gesteuert.

In der Regel befinden sich diese auf der linken Seite der zu kuvertierenden Dokumente zwischen den Löchern der Abheftlochung. Systeme, welche ohne jegliche OMR-Lesung arbeiten, gibt es ebenfalls in allen Grössenordnungen.

Die Nutzer von Kuvertiersystemen

Die hauptsächlichen Anwender von Kuvertiersystemen sind Banken, Versicherungen, Telekommunikationsunternehmen, Energieversorger, Mailrooms, Lettershops und IT-Dienstleister. Die Mailrooms und die Lettershops übernehmen Kuvertier- und Druckaufgaben von den Unternehmen und versenden die Dokumente anschliessend gleich in deren Auftrag. Eine Kuvertiermaschine steht sogar im Guiness-Buch der Rekorde, denn die K3000 der Firma Kern AG ist die schnellste Kuvertiermaschine der Welt. Laut Hersteller schafft sie 26’000 Kuvertierungen in der Stunde, also sieben in einer Sekunde. Im Vergleich dazu schafft ein Mensch per Hand etwa 100 Umschläge in der Stunde, ein erfahrener Kuvertierer immerhin fast 500.

Kuvertieren in Betrieben

Meistens werden Briefmailings maschinell kuvertiert. Es gibt allerdings Formate, bei denen das nicht möglich ist. Sie werden von dem jeweiligen Unternehmen manuell bearbeitet. Zu den manuellen Aufgaben gehört zusätzlich das Einlegen und Einkleben. Sorgfalt sollte hier das oberste Gebot sein, vor allem müssen die Sendungen immer vollständig bleiben. In einem personalisierten Umschlag muss die Zuordnung stimmen. Dem Anschreiben an Herrn Müller sollte auch eine Antwortkarte von Herrn Müller beiliegen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Auflage 20 oder 20’000 Sendungen umfasst. Auch bei umfangreichen Aufgaben helfen modernste Maschinen. Sind jedoch der Technik Grenzen gesetzt, wird manuell weitergearbeitet. Das geschieht zum Beispiel, wenn das Format den Rahmen sprengt oder unterschiedliche Warenproben für eine Sendung vorbereitet werden müssen.

Maschinell werden die Formate DIN Lang, C4, C5 und C6 kuvertiert.

Kuvertieren mit schönen Kuverts macht dem Empfänger Freude. (Bild: © Irina Fischer – fotolia.com)

Kuvertieren und Falzen

Ebenso können Mailings und Rechnungen kuvertiert werden, um für den anschliessenden Versand vorbereitet zu sein. Betriebe setzen Kuvertiermaschinen unter anderem ein, um Dokumente zu sammeln und zu falzen. Anschliessend werden diese natürlich noch maschinell in einen Umschlag gesteckt und verschlossen. Wozu die Kuvertiermaschinen eingesetzt werden, ist letztlich jedem Nutzer selbst überlassen.

Die Vorteile der Kurvertierung

In vielen Betrieben herrscht ständige Hektik und Stress, da bleibt selten Zeit für scheinbare Nebensächlichkeiten. Eine davon ist das Frankieren und Verschicken der Post. Grosse Unternehmen wie Versicherungen, Banken und Lettershops verwenden grosse Maschinen zum Kuvertieren. Allerdings gehen bei diesen Unternehmen mehr Briefe in die Post als bei einer Arztpraxis. Daher gibt es für kleinere Betriebe spezielle Kuvertiermaschinen. Diese sind klein und handlich. Auch mit „den kleinen Helfern“ lässt sich viel Zeit sparen, zum Beispiel mit der Tisch-Falzmaschine. Sie kuvertiert jedes Schreiben ordentlich und schnell. Die Anzahl der Umschläge ist nicht von Bedeutung. Es können 50 oder auch 10’000 Briefe sein.

Mit unterschiedlichen Modellen wird das Kuvertieren kinderleicht. Für einen intuitiven Bedienkomfort sorgt ein farbiges Touchscreen. Das System sichert eine hohe Produktivität und bringt ein zuverlässiges Ergebnis einer konzentrierten Entwicklung. Wahlweise sind die Maschinen auch mit einer Beilagenstation versehen. Bei fast allen Modellen ist die Benutzeroberfläche bedienfreundlich und die Eingaben erfolgen über ein sensitives Display. Um richtig kuvertieren zu können, sollten zuerst die Grössen der Briefe festgestellt werden. Denn nur ein passendes Gerät arbeitet sauber und zuverlässig.

Es gibt auch Kuvertiermaschinen, die über vier, fünf oder sogar sechs Zuführstationen verfügen und konfigurierbar sind. Wahlweise werden auch bis zu zwei Maxifeeder installiert, die jeweils 1200 Blätter aufnehmen.

Das Kuvertieren wird schon sehr lange angewandt und ist bei den meisten Unternehmen gar nicht mehr wegzudenken. Eine Maschine zum Kuvertieren ist immer von Vorteil und spart eine Menge Zeit und Aufwand. Es muss nur das richtige Modell gefunden werden, damit das Kuvertieren ordentlich, sauber und zuverlässig durchgeführt werden kann.

Die Agentur belmedia GmbH ist Ihre Werbeagentur aus der Schweiz. Gerne informiert Sie Philipp Ochsner über das breitgefächerte Leistungsangebot.

Oberstes Bild: © DeVIce – fotolia.com.jpg